Toda actividad comercial necesita ser supervisada y evaluada. Para ello, las empresas establecen sistemas de información que permiten analizar lo que ocurre sobre el terreno (¡o en línea!) y aplicar medidas correctoras o de mejora. El objetivo es siempre facilitar la consecución de los objetivos comerciales y financieros.
Pero la elaboración de informes eficaces puede llevar mucho tiempo y ser compleja. Sidely está aquí para ayudarle.
Esto es lo que encontrará en este artículo :
La información comercial consiste en recopilar y analizar datos sobre las ventas de productos o servicios, con el fin de mejorar la estrategia comercial y alcanzar los objetivos financieros de la empresa.
Generalmente se elabora a petición de la dirección y está destinado a ella.
Los informes comerciales pueden cubrir :
Esto implica la elaboración de cuadros de mando de ventas para analizar el rendimiento de las ventas y apoyar la toma de decisiones estratégicas.
Los objetivos de la información comercial suelen ser :
⚠️ Tenga cuidado de no confundir
Este informe de rendimiento se centra, por tanto, en los resultados de las personas y los equipos, lo que lo diferencia del informe de ventas, más adecuado para analizar operaciones que no requieren una acción de venta "humana", como las transacciones realizadas a través de un sitio de comercio electrónico u otros procesos de venta automatizados.
Los informes de ventas también deben distinguirse del informe de ventas, también conocido como informe de visita, un documento que registra los puntos clave de un contacto con un posible cliente o cliente (contexto, temas tratados, oferta actual, próximos pasos previstos, etc.).
A continuación se indican algunos pasos importantes que deben seguirse para obtener buenos informes de ventas.
Identifique los principales objetivos que desea alcanzar con sus informes. En general, se trata de destacar los elementos que le permitirán saber si la actividad comercial se ajusta a los objetivos financieros de la empresa.
Seleccione los KPI más relevantes que midan eficazmente el rendimiento de su actividad comercial. Podrían ser datos como las ventas mensuales, la tasa de conversión, la facturación por cliente, etc.
Asegúrese de recopilar datos de forma coherente y precisa. Utilice herramientas de seguimiento adecuadas y asegúrese de que todos los datos están actualizados y son fiables.
Una vez recopilados los datos, analícelos para identificar tendencias, puntos fuertes y puntos débiles de su empresa. Esto te ayudará a entender qué funciona bien y qué puede mejorarse.
Presente sus datos de forma clara y concisa, utilizando gráficos, tablas y visualizaciones para facilitar la comprensión de la información. Asegúrate de que tus informes destacan los puntos clave y las recomendaciones de actuación.
Revise periódicamente sus informes para asegurarse de que siguen siendo pertinentes y útiles. Si es necesario, ajuste sus KPI o el método de recopilación de datos para alinear mejor sus informes con sus objetivos empresariales.
→ Estas etapas forman un círculo virtuoso, representado en el diagrama siguiente.
Desde un punto de vista técnico, hay tres tendencias principales en la elaboración de informes de ventas.
CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de las relaciones con los clientes). Se trata de un software saas para organizar la recopilación de datos de clientes, la gestión de ventas, el servicio de atención al cliente y las relaciones con los clientes. Existen soluciones genéricas, como Salesforce, Pipedrive y Hubspot, y soluciones específicas del sector, como Sidely, el CRM especializado para equipos de ventas móviles.
El software de inteligencia empresarial (BI) es una aplicación diseñada para transformar datos brutos en información utilizable mediante la generación de informes visuales fáciles de entender. Por lo general, estas herramientas permiten extraer datos de diversas fuentes, centralizarlos en una base de datos y, a continuación, generar cuadros de mando interactivos. Algunos ejemplos son Tableau y Microsoft Power BI.
Por último, las empresas muy pequeñas a veces elaboran sus informes de ventas manualmente utilizando herramientas como Excel o Google Sheet. Esta práctica se ha vuelto poco frecuente, ya que las herramientas SAAS son ahora asequibles y fáciles de usar.
🔧 Cuando se trata de consolidar informes utilizando datos de diferentes herramientas informáticas y de software, ¡el tema de la integración de CRM pasa rápidamente a primer plano! Y con razón: es la mejor forma de ahorrar tiempo automatizando la agregación y estructuración de los datos de los informes. Aunque los editores de CRM suelen ofrecer integraciones con herramientas de terceros muy utilizadas por sus clientes, es posible que tenga que desarrollar programas específicos para conectarse a aplicaciones no compatibles. En este caso, hay que tener cuidado con la seguridad y la confidencialidad de los datos. Y no hay que olvidar que estos programas necesitan mantenimiento. Téngalo en cuenta a la hora de elegir sus herramientas de elaboración de informes.
Ahora que hemos visto los aspectos básicos de los informes de ventas, es importante señalar que la definición de las cifras clave está estrechamente relacionada con su sector. Para obtener información relevante y utilizable, tienes que empezar por adaptar tus informes de ventas a tu sector.
Para comprender mejor la importancia de adaptar sus análisis, he aquí 3 casos típicos de sectores en los que es esencial tener en cuenta indicadores de rendimiento específicos.
Pero el sector más difícil de evaluar en términos de actividad comercial es sin duda el de las ventas en supermercados.
En primer lugar, porque los minoristas no comparten sistemáticamente las cifras de ventas por tienda con sus proveedores y, en segundo lugar, porque hay muchas explicaciones posibles para este rendimiento en los puntos de venta (abastecimiento, surtido, merchandising, competencia, promociones, etc.).
Por ello, la mayoría de las marcas envían a sus responsables de sector a recorrer las tiendas que distribuyen sus productos, para recabar información directamente de los lineales.
Además, hay muchos indicadores de resultados en el sector minorista:
Para conseguirlo, es esencial que el personal de ventas esté equipado con un sistema CRM móvil para estanterías de exposición. Porque, como hemos visto, la relevancia de los informes de ventas depende ante todo de la calidad de los datos que contienen.
Terminemos con una lista de consejos para que sus informes sean eficaces y, sobre todo, tengan impacto.
