Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes commerciales utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs prospects, suivre les visites et organiser leur activité. Cet usage, bien qu’accessible et répandu, montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite structurer son développement commercial, analyser la performance ou collaborer efficacement.
Excel n’est pas un CRM. Il ne permet ni un suivi fiable, ni une vision globale de l’activité, ni une automatisation des tâches répétitives.
Dans cet article, nous explorons 11 raisons concrètes pour lesquelles Excel ne suffit plus pour piloter une équipe de vente, et pourquoi il est temps de passer à un CRM adapté aux commerciaux terrain.
Excel fait partie des outils les plus utilisés par les commerciaux. Il est simple, accessible, connu de tous. Il permet d’exécuter des tâches rapidement, de créer ses propres modèles, et de partager facilement des fichiers avec ses collègues ou son manager.
Dans un environnement où l’on manque souvent de temps, où les outils maison sont parfois mal pris en main, Excel a l’avantage d’être intuitif et flexible. En apparence, il coche toutes les cases pour suivre son activité commerciale.
Mais cette efficacité apparente atteint vite ses limites :
Et le constat est massif : 88 % des fichiers Excel contiennent au moins une erreur. À mesure que l’activité se structure, que les équipes se développent, qu’il faut analyser et non plus seulement enregistrer, Excel devient un frein plus qu’un atout.
Excel a longtemps été l’outil par défaut pour suivre des prospects, noter des chiffres clés ou créer des tableaux de suivi. Comme nous venons de le voir, il est flexible, accessible, et permet de faire beaucoup de choses… à condition de ne pas dépasser un certain niveau de complexité.
Mais dès que l’activité commerciale s’intensifie, que plusieurs commerciaux collaborent, ou que vous cherchez à structurer un véritable suivi client, Excel atteint très vite ses limites.
Un CRM (Customer Relationship Management) n’est pas seulement un tableur amélioré. C’est une solution pensée pour gérer des relations commerciales dans leur ensemble, de façon structurée, collaborative et évolutive. Là où Excel fonctionne en silos, un CRM centralise toutes les données clients, historise les échanges, automatise certaines tâches, et permet un pilotage plus précis de l’activité.
En continuant à utiliser Excel pour gérer vos ventes, vous vous privez de fonctionnalités essentielles : suivi en temps réel, rappels automatiques, reporting dynamique, coordination fluide entre les équipes, sécurité des données, vision 360° du client, etc. Le risque est double : perte d’efficacité sur le terrain, et perte d’information stratégique pour le pilotage.
Excel est un outil de calcul. Un CRM est un outil de gestion commerciale. Les confondre, c’est exposer votre force de vente à de nombreux blocages opérationnels — souvent invisibles, jusqu’à ce qu’ils vous coûtent une opportunité ou un client.
Vous perdez constamment des données clients importantes dans votre feuille de calcul ?
Excel o Google Sheet sono strumenti perfettamente utilizzabili quando non si ha più di qualche persona che lavora su un file comune e meno di 100 punti vendita o contatti da tenere sotto controllo. Dopo questo limite, le cose diventano più complesse.
Con la crescita della vostra attività, sarà impossibile conservare tutti i dati in un foglio di calcolo a causa della loro diversità, quantità e fonte di input. Di conseguenza, dimenticherete o, peggio, ometterete costantemente dettagli importanti su un prospect o un cliente che potrebbero rallentare o addirittura ostacolare la vostra distribuzione.
Vi suona familiare?
Vous ne savez pas qui transforme les prospects en clients ?
Quali azioni produrranno i migliori risultati di vendita? Come si svolge il follow-up? Quanto spesso viene visitato un negozio? Quanti clienti hanno accettato l'innovazione che state promuovendo per l'estate? Quante volte il rappresentante ha chiamato dopo la prima visita? Con quale velocità hanno proposto la loro offerta? ecc...
In sintesi, quali sono le azioni che generano più risultati?
Purtroppo, con un foglio di calcolo, non è possibile monitorare e confrontare più punti di dati e quindi non si è in grado di creare un modello di vendita performante.
Non avendo modo di salvaguardare questi eventi, ogni venditore venderà nel modo che gli è più congeniale. Questo può essere vantaggioso o catastrofico, a seconda del profilo.
Una buona metodologia e un buon monitoraggio delle azioni intraprese consentiranno ai vostri venditori di ottenere risultati molto più affidabili nel tempo e vi permetteranno di gestire meglio i vostri obiettivi di distribuzione e crescita.
La saisie de données dans votre feuille de calcul prend beaucoup trop de temps pour vos commerciaux ?
Avete mai misurato quanto tempo voi o il vostro personale di vendita passate effettivamente a inserire dati piuttosto che a vendere? Per scoprirlo, procuratevi uno strumento che misuri il tempo trascorso su ogni applicazione, oppure utilizzate il vostro telefono per cronometrarlo. Fatelo per una settimana e chiedete ai vostri team di fare la stessa cosa con sincerità.
Quante ore ha trascorso ogni membro del vostro team su Excel? Cinque ore? Dieci ore? Ops, più di un giorno...
In Francia, il 67% del tempo di un venditore è dedicato a dedicato ad attività non di vendita. In altre parole, i vostri venditori iniziano a vendere all'ora di pranzo del giovedì...
Sebbene il tempo dedicato alla creazione, alla manutenzione e all'aggiornamento del foglio di calcolo delle vendite sia teoricamente tempo dedicato alla vendita, non vi farà vendere di più.
Vous devez partager manuellement des documents avec votre équipe commerciale ?
Ci sono poche cose più frustranti che dover cercare tra tutti i file del computer, le cartelle condivise e le e-mail inviate per mettere le mani su un file o sull'ultima versione di un foglio di calcolo.
Se lo sentite ripetere più volte alla settimana, è un segno sicuro che è arrivato il momento di cambiare.
Vous n’avez aucun moyen efficace d’attribuer des tâches à vos commerciaux ?
Non avete un modo per assegnare compiti e azioni a ciascun account, oppure è troppo dispendioso in termini di tempo.
Questo ci riporta al punto precedente: per sapere quale azione intraprendere, dovete essere in grado di analizzare le informazioni precedenti. Non avete un foglio Excel che elenca tutte le attività e le discussioni che avete avuto con il vostro prospect/cliente? Sarà un bel grattacapo...
Inoltre, di solito gli incarichi vengono assegnati durante una riunione il lunedì mattina, con un promemoria via e-mail nel migliore dei casi, o oralmente il più delle volte. È molto più probabile che alcuni compiti vengano dimenticati, ed è così che si perde un negozio o un ristorante importante.
Vous n’avez pas une vision claire de ce que vos commerciaux accomplissent individuellement ?
In un foglio di calcolo, non si ha accesso a questo tipo di dati. Ciò significa che non è possibile allenare il team di vendita in modo efficace.
Vos commerciaux n’arrivent pas à collaborer efficacement pour conclure une vente ?
Quando gli addetti alle vendite lavorano con un potenziale cliente e lo aiutano a progredire, gli affari possono fluire più facilmente. Tuttavia, il vostro foglio di calcolo non fornisce loro informazioni sufficienti per farlo in modo efficace.
Invece, gli addetti alle vendite si pestano i piedi a vicenda, chiedono più volte le stesse informazioni, inviano i documenti sbagliati e in generale infastidiscono i vostri clienti. Ciò lascia la vostra azienda disorganizzata e scollegata dal suo pubblico, il che non è certo l'immagine che volete dare del vostro marchio.
Votre cycle de vente semble de plus en plus long ?
Invece di ottimizzare le attività di vendita per abbreviare il ciclo, sembra che voi e il vostro team siate sempre più disorientati.
Quando si aggiungono nuovi clienti e prospect, può sembrare di affogare in un mare di informazioni e compiti, e la memoria viene meno quando si devono ricordare informazioni importanti, compiti, chiamate, ecc.
Vous souhaitez comparer les données et les indicateurs clés de performance d’une année à l’autre, mais vous n’y arrivez pas ?
Se si desidera confrontare i dati da un anno all'altro (o anche solo confrontare i trimestri all'interno dello stesso anno), può essere molto difficile farlo con un foglio di calcolo. Sebbene sia possibile ottenere una buona panoramica dei totali sul cruscotto delle vendite nel modello di foglio di calcolo del CRM, non c'è modo di confrontare i dati di diversi intervalli di date.
Au moins une fois, vous ou un membre de votre équipe avez perdu un document important avant une réunion ou un rendez-vous ?
E non c'è bisogno di dirvi che è la sensazione peggiore del mondo.
O avete dovuto rifare il documento da zero in fretta e furia, o siete dovuti andare alla riunione senza averlo. Che si tratti di una presentazione, di un contratto o di qualsiasi altro documento importante, non può essere archiviato nel foglio di calcolo insieme ai dati di contatto.
Con un CRM, invece, è possibile archiviare i documenti direttamente con i dati di contatto, eliminando la necessità di ricreare frettolosamente un documento all'ultimo minuto.
Con la funzionalità Calendario del CRM, riceverete avvisi quando le riunioni stanno per iniziare e avrete a portata di mano tutte le informazioni su un contatto o un punto vendita prima che inizino.
Votre feuille de calcul n’est pas sécurisée et peut facilement être copiée et partagée ?
Anche se ci sono alcune impostazioni di sicurezza in Google Sheets, qualsiasi cosa memorizzata nel cloud può essere facilmente inviata e visualizzata da altri. E anche se non si salva il foglio di calcolo nel cloud, è comunque facile copiarlo e condividerlo.
Peggio ancora, se il foglio di calcolo è salvato offline su un computer, può andare facilmente perso in caso di arresto del computer stesso.
Se siete preoccupati per la sicurezza, probabilmente è il momento di passare a un CRM.
Abbiamo appena elencato 11 motivi per cui dovreste fare a meno di Excel, ma potremmo elencarne altrettanti per cui dovreste adottare una soluzione CRM. Quindi non aspettate oltre, fate il grande passo.
Excel peut rendre des services, mais il n’a pas été conçu pour structurer des processus commerciaux. À mesure que votre activité se développe, que vos points de vente se multiplient ou que vos équipes grandissent, ses limites deviennent visibles : gestion manuelle, erreurs fréquentes, collaboration difficile, absence de vision consolidée…
Un CRM (couplé à un logiciel SFA), lui, a été pensé pour ça. C’est un véritable outil métier, conçu pour accompagner les commerciaux dans leurs tâches quotidiennes. Il centralise les données clients, automatise les tâches répétitives, facilite le travail des commerciaux sur le terrain et vous offre une vision d’ensemble de la performance commerciale.
Au-delà de la gestion des données, un CRM moderne embarque aussi des fonctionnalités concrètes pour accompagner les commerciaux sur le terrain.
Là où Excel s’arrête à l’enregistrement d’informations, un CRM permet de prendre des commandes, joindre des documents, prendre des photos en point de vente, organiser ses tournées géographiquement, et même automatiser les relances ou rappels. Ces fonctions sont essentielles - et à prendre en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges - dans un environnement de vente mobile, où chaque interaction compte et où les outils doivent être simples, rapides, et opérationnels.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre ces deux approches :
Excel a longtemps été un allié pratique pour gérer ses contacts, organiser des tournées ou faire le suivi des ventes. Mais dès que l’activité prend de l’ampleur, ses limites deviennent des freins : erreurs de saisie, collaboration difficile, manque de visibilité, données éparpillées…
Un CRM adapté aux commerciaux terrain vous permet de structurer votre activité, de fiabiliser vos données et d’améliorer la performance de votre équipe. Il centralise les informations, facilite les échanges entre le siège et le terrain, et vous offre des tableaux de bord précis pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Si vous utilisez encore Excel pour gérer vos ventes, il est probablement temps de passer à une solution conçue pour vos enjeux quotidiens.
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