Toute activité commerciale nécessite d’être suivie et évaluée. Pour ce faire, les entreprises mettent en place des systèmes de reportings, afin d’analyser ce qui se passe sur le terrain (ou en ligne !), et de mettre en place des actions correctives ou amélioratives. Le but est toujours de faciliter l’atteinte des objectifs commerciaux et financiers.
Mais l’établissement d’un reporting efficace peut être long et complexe. Sidely s’est donc saisi du sujet pour vous aider !
Voici ce que vous vous trouverez dans cet article :
Le reporting commercial consiste à collecter et analyser les données sur les ventes de produits ou de services, dans le but d'améliorer la stratégie commerciale et d'atteindre les objectifs financiers de l'entreprise.
Il est généralement établi à la demande de la hiérarchie et lui est destiné.
Le reporting commercial peut porter sur :
Il s’agit alors de réaliser des tableaux de bords commerciaux pour analyser la performance commerciale, et favoriser la prise de décisions stratégiques.
Les objectifs du reporting commercial sont généralement :
⚠️ Attention à ne pas confondre
Ce rapport de performances s’intéresse donc aux résultats des individus et des équipes, ce qui le différencie du rapport de vente, plus adapté à l’analyse des opérations ne nécessitant pas d’action commerciale “humaine”, comme par exemple les transactions réalisées via un site e-commerce, ou d’autres processus commerciaux automatisés.
Il faut également distinguer le reporting commercial du rapport commercial, aussi appelé compte-rendu de visite, un document qui retranscrit les éléments importants d’un contact avec un prospect ou un client (contexte, sujets abordés, offre en cours, prochaines étapes prévues etc.).
Voici quelques étapes importantes à suivre pour faire un bon reporting commercial.
Identifiez les principaux objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre reporting. Il s’agit généralement de mettre en lumière les éléments qui permettent de savoir si l'activité commerciale est en phase avec les objectifs financiers de l’entreprise.
Sélectionnez les KPIs les plus pertinents qui mesurent efficacement la performance de votre activité commerciale. Cela pourrait inclure des données telles que les ventes mensuelles, le taux de conversion, le chiffre d'affaires par client, etc.
Assurez-vous de collecter des données de manière cohérente et précise. Utilisez des outils de suivi appropriés et assurez-vous que toutes les données sont actualisées et fiables.
Une fois que vous avez collecté vos données, analysez-les pour identifier les tendances, les forces et les faiblesses de votre activité commerciale. Cela vous aidera à comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.
Présentez vos données de manière claire et concise, en utilisant des graphiques, des tableaux et des visualisations pour rendre les informations facilement compréhensibles. Assurez-vous que vos rapports mettent en évidence les points clés et les recommandations d'action.
Révisez régulièrement vos rapports pour vous assurer qu'ils restent pertinents et utiles. Si nécessaire, ajustez vos KPIs ou votre méthode de collecte de données pour mieux aligner votre reporting sur vos objectifs commerciaux.
→ Ces étapes constituent un cercle vertueux, représenté dans le schéma ci-dessous.
Sur le plan technique, on compte trois tendances principales pour produire les reportings commerciaux.
CRM est l'acronyme de Customer Relationship Management, qui se traduit en français par Gestion de la Relation Client (GRC). Il s’agit de logiciels saas qui permettent d’organiser la collecte de données clients, la gestion des ventes, le service client ou encore la relation client. Il existe des solutions génériques comme Salesforce, Pipedrive ou Hubspot, et des solutions métier, comme Sidely, le CRM spécialisé pour les équipes commerciales itinérantes
Les logiciels de business intelligence (BI) sont des applications conçues pour transformer les données brutes en informations exploitables à travers la génération de rapports visuels facilement compréhensibles. Ces outils permettent généralement d’extraire des données de diverses sources afin de les centraliser en une base de données, puis de générer des tableaux de bord interactifs. Citons Tableau ou encore Microsoft Power BI.
Enfin, les TPE réalisent parfois leurs reportings commerciaux manuellement sur des outils comme Excel ou Google Sheet. Cette pratique est devenue rare, car les outils SAAS sont désormais accessibles financièrement et simples à utiliser.
🔧 Lorsqu’il s’agit de consolider des reporting à partir de données émanant de différents outils informatiques et logiciels, le sujet des intégrations CRM arrive vite sur la table ! Et pour cause, c’est le meilleur moyen de gagner du temps en automatisant l’agrégation et la structuration des données du reporting. Si les éditeurs de CRM prévoient généralement des intégrations aux outils tiers utilisés massivement par leurs clients, il se peut que vous deviez développer des programmes spécifiques pour vous connecter à des applications qui ne sont pas prises en charge. Il faut alors être prudent quant à la sécurité et la confidentialité des données. Par ailleurs, n’oubliez pas que ces programmes devront être maintenus ! Lorsque vous choisissez vos outils de reporting, prenez le donc en compte.
Maintenant que nous avons vu les fondamentaux du reporting commercial, il est important de préciser que la définition des chiffres clés est intimement corrélée à votre secteur. Pour obtenir des informations pertinentes et exploitables, vous devrez donc commencer par adapter le reporting commercial à votre industrie.
Pour mieux comprendre l’importance d’adapter vos analyses, voici 3 cas typiques d’industries dans lesquelles il est indispensable de considérer des indicateurs de performances spécifiques.
Mais le secteur qui remporte la palme de l’activité commerciale la plus complexe à évaluer est assurément la vente en grande distribution !
D’abord parce que les distributeurs ne partagent pas systématiquement les chiffres de ventes par magasin à leurs fournisseurs, et ensuite parce que ces performances en points de vente peuvent s’expliquer par de multiples raisons (approvisionnement, assortiment, merchandising, concurrence, promotions etc.).
Résultat : la plupart des marques envoient leurs chefs de secteurs en tournée dans les magasins qui distribuent leurs produits afin de réaliser des relevés d’informations directement depuis les rayons.
Par ailleurs, les indicateurs de performance en grande distribution sont nombreux :
Pour cela, il est indispensable que les commerciaux soient équipés d’un CRM mobile de relevé de linéaires. Car, comme nous l’avons vu, la pertinence d’un reporting commercial dépend en premier lieu de la qualité des données qui le composent.
Terminons avec une liste de conseils à observer pour que le reporting soit efficace et surtout suivi d’effets !
