Cuando te dedicas a las ventas, Excel se te pega a la piel. Y con razón: todo el mundo sabe utilizar Excel. Y todos los que lo utilizan lo aprecian. Les permite realizar sus tareas con rapidez. Además, si comparten un archivo, es fácil de entender y comprender.
Pero no es un amigo que sólo quiera hacerte bien. Porque es fácil de usar y configurar, hasta la saciedad.
En resumen, tiene la sensación de que ya no funciona. Y no es el único. El 88% de las hojas de cálculo de las empresas contienen al menos un error. Así que es hora de parar, y elegir una solución CRM que le permita centralizar sus datos e información, sin errores (porque Excel no es un CRM). He aquí 11 razones para cambiar.
Excel o Google Sheet son herramientas perfectamente utilizables cuando no tienes más que unas pocas personas trabajando en un archivo común y menos de 100 puntos de venta o contactos a los que seguir la pista. A partir de este límite, las cosas se complican.
A medida que su empresa crezca, le resultará imposible guardar todos sus datos en una hoja de cálculo debido a su diversidad, cantidad y fuente de entrada. Como resultado, olvidará o, peor aún, omitirá constantemente detalles importantes sobre un cliente potencial o potencial que podrían ralentizar o incluso obstaculizar su distribución.
¿Te suena?
¿Qué acciones producirán los mejores resultados de ventas? ¿Cómo se realiza el seguimiento? ¿Con qué frecuencia se visita una tienda? ¿Cuántos clientes potenciales han aceptado la innovación que está promocionando para el verano? ¿Cuántas veces llamó el comercial después de su primera visita? ¿Con qué rapidez impulsaron su oferta? etc...
En resumen, ¿qué acciones generan más resultados?
Lamentablemente, con una hoja de cálculo no se pueden seguir y comparar múltiples puntos de datos y, por tanto, no se puede crear un modelo de ventas que funcione.
Al no haber forma de salvaguardar estos acontecimientos, cada vendedor venderá de la forma que mejor le convenga. Esto puede ser beneficioso o catastrófico, según el perfil.
Una buena metodología y un buen seguimiento de las acciones emprendidas permitirán a sus comerciales rendir de forma mucho más fiable a lo largo del tiempo, y le permitirán gestionar mejor sus objetivos de distribución y crecimiento.
¿Has medido alguna vez cuánto tiempo dedican realmente tú o tu personal de ventas a introducir datos en lugar de a vender? Para averiguarlo, consiga una herramienta que mida el tiempo dedicado a cada solicitud, o utilice su teléfono para cronometrarlo. Hágalo durante una semana y pida a sus equipos que hagan lo mismo con sinceridad.
¿Cuántas horas dedicó cada miembro de tu equipo a Excel? ¿Cinco horas? ¿Diez horas? Uy, más de un día...
En Francia, el 67% del tiempo de un vendedor está dedicado a actividades no comerciales. En otras palabras, sus vendedores empiezan a vender el jueves a la hora de comer...
Aunque el tiempo dedicado a crear, mantener y actualizar su hoja de cálculo de ventas es teóricamente tiempo dedicado a vender, no le hará vender más.
Hay pocas cosas más frustrantes que tener que buscar entre todos los archivos del ordenador, carpetas compartidas y correos electrónicos enviados para conseguir un archivo o la última versión de una hoja de cálculo.
Si oyes esto varias veces a la semana, es señal inequívoca de que ha llegado el momento de cambiar.
No tiene forma de asignar tareas y acciones a cada cuenta, o le lleva demasiado tiempo.
Volvemos a un punto anterior: para saber qué acción emprender, hay que ser capaz de analizar la información previa. ¿No tienes una hoja de Excel con todas las tareas y conversaciones que has mantenido con tu cliente potencial? Va a ser un quebradero de cabeza...
Además, las tareas suelen asignarse en una reunión el lunes por la mañana, con un recordatorio por correo electrónico en el mejor de los casos, o verbalmente las más de las veces. Hay muchas más posibilidades de que alguna de las tareas se olvide, y así es como se pierde una tienda o un restaurante importante.
En una hoja de cálculo, no tienes acceso a este tipo de datos. Esto significa que no puedes entrenar a tu equipo de ventas con eficacia.
Cuando los comerciales trabajan con un cliente potencial y le ayudan a avanzar, los negocios fluyen con más facilidad. Sin embargo, tu hoja de cálculo no les da suficiente información para hacerlo con eficacia.
En lugar de eso, los comerciales se pisan unos a otros, piden la misma información varias veces, envían documentos equivocados y, en general, molestan a sus clientes potenciales. Esto deja a su empresa desorganizada y desconectada de su público, lo que no suele ser la imagen de marca que quiere proyectar.
En lugar de optimizar sus actividades de ventas para acortar el ciclo, parece que usted y su equipo están cada vez más desorientados.
A medida que incorporas nuevos clientes potenciales y clientes, puede parecer que te ahogas en un mar de información y tareas, y tu memoria te falla cuando necesitas recordar información importante, tareas, llamadas, etc.
Si desea comparar datos de un año a otro (o incluso comparar trimestres dentro del mismo año), puede resultar muy difícil hacerlo con una hoja de cálculo. Aunque puedes obtener una buena visión general de los totales en el panel de ventas de tu plantilla de hoja de cálculo de CRM, no hay forma de comparar datos de diferentes intervalos de fechas.
Y no necesito decírtelo, es la peor sensación del mundo.
O has tenido que rehacer el documento desde cero a toda prisa, o has tenido que ir a la reunión sin él. Ya sea una presentación, un contrato o cualquier otro documento importante, no puedes guardarlo en tu hoja de cálculo junto con los datos de contacto.
Con un CRM, sin embargo, puede almacenar sus documentos directamente con sus datos de contacto, eliminando la necesidad de recrear apresuradamente un documento en el último minuto.
Con la funcionalidad Calendario de CRM, recibirá alertas cuando las reuniones estén a punto de comenzar y tendrá toda la información sobre un contacto o punto de venta al alcance de la mano antes de que empiecen.
Aunque existen algunos ajustes de seguridad en las Hojas de cálculo de Google, todo lo que se almacena en la nube puede ser enviado y visto fácilmente por otras personas. E incluso si no guardas tu hoja de cálculo en la nube, sigue siendo fácil copiarla y compartirla.
Peor aún, si tu hoja de cálculo se guarda sin conexión en un ordenador, puede perderse fácilmente si ese ordenador se estropea.
Si le preocupa la seguridad, probablemente ha llegado el momento de cambiar a un CRM.
Acabamos de enumerar 11 razones por las que debería prescindir de Excel, pero podríamos enumerar otras tantas por las que debería adoptar una solución CRM. Así que no espere más y dé el paso.
