Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes commerciales utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs prospects, suivre les visites et organiser leur activité. Cet usage, bien qu’accessible et répandu, montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite structurer son développement commercial, analyser la performance ou collaborer efficacement.
Excel n’est pas un CRM. Il ne permet ni un suivi fiable, ni une vision globale de l’activité, ni une automatisation des tâches répétitives.
Dans cet article, nous explorons 11 raisons concrètes pour lesquelles Excel ne suffit plus pour piloter une équipe de vente, et pourquoi il est temps de passer à un CRM adapté aux commerciaux terrain.
Excel fait partie des outils les plus utilisés par les commerciaux. Il est simple, accessible, connu de tous. Il permet d’exécuter des tâches rapidement, de créer ses propres modèles, et de partager facilement des fichiers avec ses collègues ou son manager.
Dans un environnement où l’on manque souvent de temps, où les outils maison sont parfois mal pris en main, Excel a l’avantage d’être intuitif et flexible. En apparence, il coche toutes les cases pour suivre son activité commerciale.
Mais cette efficacité apparente atteint vite ses limites :
Et le constat est massif : 88 % des fichiers Excel contiennent au moins une erreur. À mesure que l’activité se structure, que les équipes se développent, qu’il faut analyser et non plus seulement enregistrer, Excel devient un frein plus qu’un atout.
Excel a longtemps été l’outil par défaut pour suivre des prospects, noter des chiffres clés ou créer des tableaux de suivi. Comme nous venons de le voir, il est flexible, accessible, et permet de faire beaucoup de choses… à condition de ne pas dépasser un certain niveau de complexité.
Mais dès que l’activité commerciale s’intensifie, que plusieurs commerciaux collaborent, ou que vous cherchez à structurer un véritable suivi client, Excel atteint très vite ses limites.
Un CRM (Customer Relationship Management) n’est pas seulement un tableur amélioré. C’est une solution pensée pour gérer des relations commerciales dans leur ensemble, de façon structurée, collaborative et évolutive. Là où Excel fonctionne en silos, un CRM centralise toutes les données clients, historise les échanges, automatise certaines tâches, et permet un pilotage plus précis de l’activité.
En continuant à utiliser Excel pour gérer vos ventes, vous vous privez de fonctionnalités essentielles : suivi en temps réel, rappels automatiques, reporting dynamique, coordination fluide entre les équipes, sécurité des données, vision 360° du client, etc. Le risque est double : perte d’efficacité sur le terrain, et perte d’information stratégique pour le pilotage.
Excel est un outil de calcul. Un CRM est un outil de gestion commerciale. Les confondre, c’est exposer votre force de vente à de nombreux blocages opérationnels — souvent invisibles, jusqu’à ce qu’ils vous coûtent une opportunité ou un client.
Vous perdez constamment des données clients importantes dans votre feuille de calcul ?
Excel o Google Sheet son herramientas perfectamente utilizables cuando no tienes más que unas pocas personas trabajando en un archivo común y menos de 100 puntos de venta o contactos a los que seguir la pista. A partir de este límite, las cosas se complican.
A medida que su empresa crezca, le resultará imposible guardar todos sus datos en una hoja de cálculo debido a su diversidad, cantidad y fuente de entrada. Como resultado, olvidará o, peor aún, omitirá constantemente detalles importantes sobre un cliente potencial o potencial que podrían ralentizar o incluso obstaculizar su distribución.
¿Te suena?
Vous ne savez pas qui transforme les prospects en clients ?
¿Qué acciones producirán los mejores resultados de ventas? ¿Cómo se realiza el seguimiento? ¿Con qué frecuencia se visita una tienda? ¿Cuántos clientes potenciales han aceptado la innovación que está promocionando para el verano? ¿Cuántas veces llamó el comercial después de su primera visita? ¿Con qué rapidez impulsaron su oferta? etc...
En resumen, ¿qué acciones generan más resultados?
Lamentablemente, con una hoja de cálculo no se pueden seguir y comparar múltiples puntos de datos y, por tanto, no se puede crear un modelo de ventas que funcione.
Al no haber forma de salvaguardar estos acontecimientos, cada vendedor venderá de la forma que mejor le convenga. Esto puede ser beneficioso o catastrófico, según el perfil.
Una buena metodología y un buen seguimiento de las acciones emprendidas permitirán a sus comerciales rendir de forma mucho más fiable a lo largo del tiempo, y le permitirán gestionar mejor sus objetivos de distribución y crecimiento.
La saisie de données dans votre feuille de calcul prend beaucoup trop de temps pour vos commerciaux ?
¿Has medido alguna vez cuánto tiempo dedican realmente tú o tu personal de ventas a introducir datos en lugar de a vender? Para averiguarlo, consiga una herramienta que mida el tiempo dedicado a cada solicitud, o utilice su teléfono para cronometrarlo. Hágalo durante una semana y pida a sus equipos que hagan lo mismo con sinceridad.
¿Cuántas horas dedicó cada miembro de tu equipo a Excel? ¿Cinco horas? ¿Diez horas? Uy, más de un día...
En Francia, el 67% del tiempo de un vendedor está dedicado a actividades no comerciales. En otras palabras, sus vendedores empiezan a vender el jueves a la hora de comer...
Aunque el tiempo dedicado a crear, mantener y actualizar su hoja de cálculo de ventas es teóricamente tiempo dedicado a vender, no le hará vender más.
Vous devez partager manuellement des documents avec votre équipe commerciale ?
Hay pocas cosas más frustrantes que tener que buscar entre todos los archivos del ordenador, carpetas compartidas y correos electrónicos enviados para conseguir un archivo o la última versión de una hoja de cálculo.
Si oyes esto varias veces a la semana, es señal inequívoca de que ha llegado el momento de cambiar.
Vous n’avez aucun moyen efficace d’attribuer des tâches à vos commerciaux ?
No tiene forma de asignar tareas y acciones a cada cuenta, o le lleva demasiado tiempo.
Volvemos a un punto anterior: para saber qué acción emprender, hay que ser capaz de analizar la información previa. ¿No tienes una hoja de Excel con todas las tareas y conversaciones que has mantenido con tu cliente potencial? Va a ser un quebradero de cabeza...
Además, las tareas suelen asignarse en una reunión el lunes por la mañana, con un recordatorio por correo electrónico en el mejor de los casos, o verbalmente las más de las veces. Hay muchas más posibilidades de que alguna de las tareas se olvide, y así es como se pierde una tienda o un restaurante importante.
Vous n’avez pas une vision claire de ce que vos commerciaux accomplissent individuellement ?
En una hoja de cálculo, no tienes acceso a este tipo de datos. Esto significa que no puedes entrenar a tu equipo de ventas con eficacia.
Vos commerciaux n’arrivent pas à collaborer efficacement pour conclure une vente ?
Cuando los comerciales trabajan con un cliente potencial y le ayudan a avanzar, los negocios fluyen con más facilidad. Sin embargo, tu hoja de cálculo no les da suficiente información para hacerlo con eficacia.
En lugar de eso, los comerciales se pisan unos a otros, piden la misma información varias veces, envían documentos equivocados y, en general, molestan a sus clientes potenciales. Esto deja a su empresa desorganizada y desconectada de su público, lo que no suele ser la imagen de marca que quiere proyectar.
Votre cycle de vente semble de plus en plus long ?
En lugar de optimizar sus actividades de ventas para acortar el ciclo, parece que usted y su equipo están cada vez más desorientados.
A medida que incorporas nuevos clientes potenciales y clientes, puede parecer que te ahogas en un mar de información y tareas, y tu memoria te falla cuando necesitas recordar información importante, tareas, llamadas, etc.
Vous souhaitez comparer les données et les indicateurs clés de performance d’une année à l’autre, mais vous n’y arrivez pas ?
Si desea comparar datos de un año a otro (o incluso comparar trimestres dentro del mismo año), puede resultar muy difícil hacerlo con una hoja de cálculo. Aunque puedes obtener una buena visión general de los totales en el panel de ventas de tu plantilla de hoja de cálculo de CRM, no hay forma de comparar datos de diferentes intervalos de fechas.
Au moins une fois, vous ou un membre de votre équipe avez perdu un document important avant une réunion ou un rendez-vous ?
Y no necesito decírtelo, es la peor sensación del mundo.
O has tenido que rehacer el documento desde cero a toda prisa, o has tenido que ir a la reunión sin él. Ya sea una presentación, un contrato o cualquier otro documento importante, no puedes guardarlo en tu hoja de cálculo junto con los datos de contacto.
Con un CRM, sin embargo, puede almacenar sus documentos directamente con sus datos de contacto, eliminando la necesidad de recrear apresuradamente un documento en el último minuto.
Con la funcionalidad Calendario de CRM, recibirá alertas cuando las reuniones estén a punto de comenzar y tendrá toda la información sobre un contacto o punto de venta al alcance de la mano antes de que empiecen.
Votre feuille de calcul n’est pas sécurisée et peut facilement être copiée et partagée ?
Aunque existen algunos ajustes de seguridad en las Hojas de cálculo de Google, todo lo que se almacena en la nube puede ser enviado y visto fácilmente por otras personas. E incluso si no guardas tu hoja de cálculo en la nube, sigue siendo fácil copiarla y compartirla.
Peor aún, si tu hoja de cálculo se guarda sin conexión en un ordenador, puede perderse fácilmente si ese ordenador se estropea.
Si le preocupa la seguridad, probablemente ha llegado el momento de cambiar a un CRM.
Acabamos de enumerar 11 razones por las que debería prescindir de Excel, pero podríamos enumerar otras tantas por las que debería adoptar una solución CRM. Así que no espere más y dé el paso.
Excel peut rendre des services, mais il n’a pas été conçu pour structurer des processus commerciaux. À mesure que votre activité se développe, que vos points de vente se multiplient ou que vos équipes grandissent, ses limites deviennent visibles : gestion manuelle, erreurs fréquentes, collaboration difficile, absence de vision consolidée…
Un CRM (couplé à un logiciel SFA), lui, a été pensé pour ça. C’est un véritable outil métier, conçu pour accompagner les commerciaux dans leurs tâches quotidiennes. Il centralise les données clients, automatise les tâches répétitives, facilite le travail des commerciaux sur le terrain et vous offre une vision d’ensemble de la performance commerciale.
Au-delà de la gestion des données, un CRM moderne embarque aussi des fonctionnalités concrètes pour accompagner les commerciaux sur le terrain.
Là où Excel s’arrête à l’enregistrement d’informations, un CRM permet de prendre des commandes, joindre des documents, prendre des photos en point de vente, organiser ses tournées géographiquement, et même automatiser les relances ou rappels. Ces fonctions sont essentielles - et à prendre en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges - dans un environnement de vente mobile, où chaque interaction compte et où les outils doivent être simples, rapides, et opérationnels.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre ces deux approches :
Excel a longtemps été un allié pratique pour gérer ses contacts, organiser des tournées ou faire le suivi des ventes. Mais dès que l’activité prend de l’ampleur, ses limites deviennent des freins : erreurs de saisie, collaboration difficile, manque de visibilité, données éparpillées…
Un CRM adapté aux commerciaux terrain vous permet de structurer votre activité, de fiabiliser vos données et d’améliorer la performance de votre équipe. Il centralise les informations, facilite les échanges entre le siège et le terrain, et vous offre des tableaux de bord précis pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Si vous utilisez encore Excel pour gérer vos ventes, il est probablement temps de passer à une solution conçue pour vos enjeux quotidiens.
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