Un cruscotto commerciale è uno strumento di gestione utilizzato dalle aziende per monitorare e analizzare le prestazioni delle loro attività commerciali. Fornisce una panoramica concisa e visiva degli indicatori chiave di performance legati agli obiettivi commerciali e finanziari. Consente ai responsabili di prendere decisioni informate in tempo reale, sulla base di dati aggiornati.
Ma la creazione di cruscotti efficaci può essere lunga e complicata. Per questo motivo, noi di Sidely pensiamo che sia meglio progettare semplici cruscotti di vendita, in modo da ottimizzare la reportistica sulle vendite e migliorare la gestione aziendale.
In questo articolo spiegheremo come fare.
Un cruscotto di vendita è uno strumento per visualizzare e monitorare le prestazioni di vendita di un'azienda (livello macro) o di un team (livello micro). In genere presenta indicatori chiave di prestazione (KPI) come le nuove vendite, il fatturato o la percentuale di obiettivi raggiunti, fornendo una visione complessiva dell'attività di vendita e il monitoraggio degli obiettivi.
Questo "cruscotto commerciale" si presenta sotto forma di una serie di tabelle di facile comprensione, solitamente accompagnate da grafici. L'obiettivo principale è quello di aiutare i decisori - e talvolta i venditori - a prendere decisioni strategiche sulla base di dati concreti sulle attività commerciali.
La forma e la struttura dei dati possono corrispondere a un modello stabilito dall'azienda, che compila le tabelle di diversi reparti in modo armonizzato. Il software di monitoraggio delle vendite (CRM ) spesso semplifica - o addirittura automatizza - la creazione e il completamento delle tabelle di reportistica.
In tutti i casi, i cruscotti di vendita sono strumenti essenziali che aiutano ad allineare gli sforzi di vendita agli obiettivi strategici dell'azienda, a ottimizzare le prestazioni individuali e collettive e a prendere le decisioni giuste sulla base di dati concreti. Si tratta quindi di veri e propri strumenti di monitoraggio che devono essere aggiornati in tempo reale o a intervalli regolari per riflettere i dati più recenti.
Diverse persone sono chiamate a creare dashboard di vendita, sia per monitorare i propri obiettivi, sia per monitorare quelli del proprio team o per riferire al proprio livello gerarchico +1.
Gli utenti più frequenti di questi cruscotti sono i direttori commerciali, i responsabili delle vendite e gli stessi venditori, siano essi sedentari (telemarketing) o nomadi (road warriors).
La tabella seguente illustra gli obiettivi principali di ciascuno di questi ruoli.
Ecco i diversi elementi che possono essere presenti in un cruscotto di vendita.
Si tratta di misure essenziali per il monitoraggio delle prestazioni di vendita. Questi KPI possono variare a seconda dell'azienda, del suo settore e, soprattutto, del tipo di team coinvolto: venditori sedentari o itineranti, team di prevendita o di supporto alle vendite, fidelizzazione dei clienti, ecc.
Tuttavia, ci sono alcuni indicatori chiave che tutte le aziende devono monitorare. Ecco un elenco non esaustivo:
Ci sono quindi molti indicatori chiave da monitorare, a seconda dei vostri obiettivi. Come vedremo di seguito, per semplificare l'analisi, vi consigliamo di individuare alcuni indicatori chiave e di concentrarvi su ciò che conta di più.
I dati vengono spesso presentati sotto forma di grafici o tabelle per una comprensione facile e veloce. I grafici a curve, a barre, a torta e le tabelle pivot sono comunemente utilizzati per illustrare tendenze e confronti.
I cruscotti di vendita includono generalmente indicatori che consentono di confrontare le prestazioni con il passato, in modo che l'azienda possa monitorare i progressi verso i propri obiettivi. Questo aiuta a determinare se l'azienda è sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi commerciali.
Oltre a fornire dati grezzi, i cruscotti aziendali spesso offrono analisi e approfondimenti sulle tendenze e sulle correlazioni tra i diversi KPI. Ciò aiuta i responsabili delle decisioni a comprendere le cause sottostanti alle prestazioni e a identificare le opportunità di miglioramento.
L'addetto alle vendite o il manager possono aggiungere autonomamente informazioni contestuali. Se avete scelto un formato semplice di dashboard con poche cifre, la vostra analisi può essere aggiunta all'e-mail di reportistica che inviate al management o alla presentazione di riepilogo. In ogni caso, concentratevi sull'essenziale e mantenete la concisione. I dirigenti sono abituati ai cruscotti e non hanno tempo di leggere romanzi!
La presentazione di un gran numero di indicatori in un rapporto tende a renderne più complicata la lettura e l'interpretazione.
Per semplificare l'analisi delle prestazioni, è possibile suddividere il monitoraggio dei risultati in base al tipo di operazione, selezionando alcuni indicatori chiave per ciascuno di essi.
Ecco alcuni esempi di indicatori da monitorare per tipo di incarico.
Vediamo un metodo semplice per costruire il vostro strumento di monitoraggio delle prestazioni di vendita.
Cominciate a concentrarvi sugli obiettivi principali dell'azienda, come l'aumento delle vendite o del numero di clienti, la riduzione dei costi di acquisizione o l'ottimizzazione del ciclo di acquisizione, ecc.
Ad esempio, un'azienda che desidera abbreviare il proprio ciclo di vendita potrebbe monitorare i seguenti indicatori:
Verificare la fattibilità del report e l'affidabilità dei dati da utilizzare. A tal fine, è necessario assicurarsi che i dati siano aggiornati e imparziali. Quindi, cercate di automatizzare tutto ciò che può essere automatizzato e, se necessario, aggiungete azioni manuali per completare le informazioni mancanti.
Un cruscotto deve fornire una panoramica chiara e immediata. Per questo è essenziale mantenere una pagina di riepilogo che il vostro management possa comprendere e interpretare in pochi secondi.
Se necessario, aggiungere schede alla tabella per recuperare informazioni più approfondite, come i risultati per addetto alle vendite, per regione o anche indicatori secondari. Alcune aziende scelgono anche di mantenere uno storico mensile dei loro rapporti, conservando un mese per ogni scheda.
Con i moderni CRM è abbastanza facile provare diverse forme, soprattutto quando il software consente di creare dashboard con il drag & drop!
È possibile istituire un dipartimento di qualità. Questo può essere finalizzato a garantire che il CRM o qualsiasi altro strumento da cui vengono estratti i dati di reporting sia compilato correttamente; in questo caso, questo compito può essere affidato al crm manager. In altri casi, è il cruscotto di vendita stesso che può essere controllato sia in termini di forma che di contenuto: verifica delle formule, dell'accuratezza dei dati, della coerenza dei risultati, della rilevanza dei KPI monitorati, ecc.
L'elaborazione e l'invio di una scorecard devono essere seguiti da azioni coerenti: è consigliabile organizzare riunioni di vendita periodiche che tengano conto delle metriche stabilite dalla reportistica. Questi rituali possono essere di breve durata, ma sono fondamentali per la promozione delle vendite, in quanto consentono al personale di vendita di sentirsi coinvolto nella strategia e di appropriarsi dei propri obiettivi.
Per mantenere le cose semplici ed efficaci, organizzate gli strumenti di monitoraggio in modo logico ed evitate di confondere i rituali.
Ecco perché è importante non confondere il cruscotto di vendita con altri due strumenti di vendita comunemente utilizzati.
Ad esempio, il cruscotto delle vendite non sostituisce le previsioni. Il "prévi" è un rituale che consente ai venditori di comunicare al proprio management ciò che hanno incantiere all'inizio del mese. Questa breve cerimonia consente ai venditori di rimanere lucidi e trasparenti sui loro progressi fino a quel momento in relazione agli obiettivi di vendita per il periodo in corso, e permette al manager di vedere la loro posizione fin dall'inizio. Alla fine del mese, il confronto dei risultati con le previsioni ci permette di analizzare ciò che è accaduto nel periodo in questione e di attuare azioni reattive.
I marchi in fase di avviamento a volte impostano un cruscotto di prospezione delle vendite in Excel o Google Sheets. Si tratta di situazioni temporanee, perché prima o poi le aziende si rendono conto di aver bisogno di un CRM di vendita per facilitare - e talvolta automatizzare - la generazione di report sulle vendite ed eliminare molti degli errori associati all'inserimento manuale dei dati.
Infine, prendetevi il tempo necessario per identificare gli indicatori di performance più adatti al vostro settore. Ecco, ad esempio, le diverse metriche da monitorare per un marchio presente nella grande distribuzione:
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