Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes commerciales utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs prospects, suivre les visites et organiser leur activité. Cet usage, bien qu’accessible et répandu, montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite structurer son développement commercial, analyser la performance ou collaborer efficacement.
Excel n’est pas un CRM. Il ne permet ni un suivi fiable, ni une vision globale de l’activité, ni une automatisation des tâches répétitives.
Dans cet article, nous explorons 11 raisons concrètes pour lesquelles Excel ne suffit plus pour piloter une équipe de vente, et pourquoi il est temps de passer à un CRM adapté aux commerciaux terrain.
Excel fait partie des outils les plus utilisés par les commerciaux. Il est simple, accessible, connu de tous. Il permet d’exécuter des tâches rapidement, de créer ses propres modèles, et de partager facilement des fichiers avec ses collègues ou son manager.
Dans un environnement où l’on manque souvent de temps, où les outils maison sont parfois mal pris en main, Excel a l’avantage d’être intuitif et flexible. En apparence, il coche toutes les cases pour suivre son activité commerciale.
Mais cette efficacité apparente atteint vite ses limites :
Et le constat est massif : 88 % des fichiers Excel contiennent au moins une erreur. À mesure que l’activité se structure, que les équipes se développent, qu’il faut analyser et non plus seulement enregistrer, Excel devient un frein plus qu’un atout.
Excel a longtemps été l’outil par défaut pour suivre des prospects, noter des chiffres clés ou créer des tableaux de suivi. Comme nous venons de le voir, il est flexible, accessible, et permet de faire beaucoup de choses… à condition de ne pas dépasser un certain niveau de complexité.
Mais dès que l’activité commerciale s’intensifie, que plusieurs commerciaux collaborent, ou que vous cherchez à structurer un véritable suivi client, Excel atteint très vite ses limites.
Un CRM (Customer Relationship Management) n’est pas seulement un tableur amélioré. C’est une solution pensée pour gérer des relations commerciales dans leur ensemble, de façon structurée, collaborative et évolutive. Là où Excel fonctionne en silos, un CRM centralise toutes les données clients, historise les échanges, automatise certaines tâches, et permet un pilotage plus précis de l’activité.
En continuant à utiliser Excel pour gérer vos ventes, vous vous privez de fonctionnalités essentielles : suivi en temps réel, rappels automatiques, reporting dynamique, coordination fluide entre les équipes, sécurité des données, vision 360° du client, etc. Le risque est double : perte d’efficacité sur le terrain, et perte d’information stratégique pour le pilotage.
Excel est un outil de calcul. Un CRM est un outil de gestion commerciale. Les confondre, c’est exposer votre force de vente à de nombreux blocages opérationnels — souvent invisibles, jusqu’à ce qu’ils vous coûtent une opportunité ou un client.
Vous perdez constamment des données clients importantes dans votre feuille de calcul ?
Excel ou Google Sheet sont des outils parfaitement utilisables lorsque vous n’avez pas plus de quelques personnes qui travaillent sur un fichier commun et moins de 100 points de vente ou contacts à suivre. Après cette limite, cela devient plus complexe.
Avec le développement de votre entreprise il sera impossible de conserver toutes vos données dans une feuille de calcul de par leur diversité, leur quantité et la source d’entrée. De facto, vous oublierez, ou pire, omettrez constamment des détails importants sur un prospect ou un client qui pourrait ralentir voire freiner votre distribution.
Cela vous semble familier ?
Vous ne savez pas qui transforme les prospects en clients ?
Quelles sont les actions qui permettent d’obtenir les meilleurs résultats de vente ? Comment les suivis sont-ils faits ? A quelle fréquence un magasin est-il visité ? Combien de prospects ont accepté l’innovation que vous poussez pour l’été ? Combien de fois le commercial a-t-il appelé après sa première visite ? Avec quelle célérité a-t-il poussé son offre ? etc...
En résumé, quelles sont les actions les plus génératrices de résultats ?
Malheureusement, avec une feuille de calcul, vous ne pouvez pas suivre et comparer de multiples points de données, et donc n’êtes pas en capacité de créer un modèle de vente qui performe.
Sans moyen pour sauvegarder ces événements, chaque commercial vendra de la manière qui selon lui fonctionne le mieux. Cela peut se révéler bénéfique ou catastrophique en fonction des profils.
Une bonne méthodologie et un bon suivi des actions menées permettront à vos commerciaux d’avoir une performance beaucoup plus sûre dans le temps, et vous permettra de mieux gérer vos objectifs de distribution et de croissance.
La saisie de données dans votre feuille de calcul prend beaucoup trop de temps pour vos commerciaux ?
Avez-vous déjà mesuré le temps que vous ou vos commerciaux consacrent réellement à la saisie de données plutôt qu’à la vente ? Pour le savoir, prenez un outil qui va mesurer le temps passé sur chaque application, ou bien votre téléphone pour chronométrer. Faites-le pendant une semaine, et demandez à vos équipes de faire la même chose avec sincérité.
Combien d’heures chaque membre de votre équipe a-t-il passé sur Excel ? Cinq heures ? Dix heures ? Oups, plus d’une journée...
En France, c’est 67 % du temps des commerciaux qui est dédié à des actions non commerciales. En d’autres termes, vos commerciaux commencent à vendre à partir du jeudi midi...
Si le temps consacré à la création, à la maintenance et à la mise à jour de votre feuille de calcul commerciale est théoriquement du temps consacré à la vente, il ne vous fera en revanche pas vendre plus.
Vous devez partager manuellement des documents avec votre équipe commerciale ?
Il y a peu de choses plus frustrantes que de devoir rechercher à travers tous les fichiers de son ordinateur, les dossiers partagés et les emails envoyés afin de remettre la main sur un fichier ou la dernière version d’un tableur.
Si vous entendez cela plusieurs fois par semaine, c’est un signe certain qu’il est temps de changer.
Vous n’avez aucun moyen efficace d’attribuer des tâches à vos commerciaux ?
Vous n’avez pas à votre disposition un moyen ou solution pour attribuer des tâches et des actions à mener par compte, ou cela est trop chronophage à faire.
On en revient à un point vu précédemment : pour connaître l’action à mener, il faut pouvoir analyser les informations précédentes. Vous n’avez pas un Excel reprenant toutes les tâches et échanges faits avec votre prospect/client ? Casse tête en vu...
De plus, l’attribution se fait en général en réunion le lundi matin avec un rappel par mail au mieux, ou à l’oral le plus souvent. Il y a beaucoup plus de chances qu’une partie des tâches soient oubliées, et c’est comme cela qu’on perd un magasin ou restaurant important.
Vous n’avez pas une vision claire de ce que vos commerciaux accomplissent individuellement ?
Dans une feuille de calcul, vous n’avez pas accès à ce type de données. Cela signifie que vous ne pouvez pas coacher efficacement votre équipe de vente.
Vos commerciaux n’arrivent pas à collaborer efficacement pour conclure une vente ?
Lorsque les commerciaux travaillent avec un prospect et les aident à avancer, les affaires peuvent se dérouler plus facilement. Cependant, votre feuille de calcul ne leur donne pas suffisamment d’informations pour le faire efficacement.
Au lieu de cela, les commerciaux se marcheront sur les pieds, demanderont les mêmes informations plusieurs fois, enverront les mauvais documents et dérangeront généralement vos prospects. Cela rend votre entreprise désorganisée et déconnectée de son public, ce qui est rarement l’image de marque que l’on souhaite donner.
Votre cycle de vente semble de plus en plus long ?
Au lieu d’optimiser vos activités de vente pour raccourcir le cycle, il semble que vous et votre équipe soyez de plus en plus désorientés.
À mesure que vous ajoutez de nouveaux prospects et clients, vous pouvez avoir l'impression de vous noyer dans un océan d'informations et de tâches, et votre mémoire vous fait défaut lorsque vous devez vous rappeler des informations importantes, des tâches à effectuer, des appels, etc.
Vous souhaitez comparer les données et les indicateurs clés de performance d’une année à l’autre, mais vous n’y arrivez pas ?
Si vous souhaitez comparer des données d’une année sur l’autre (ou même simplement comparer des trimestres de la même année), cela peut être très difficile à faire avec une feuille de calcul. Bien que vous puissiez avoir un bon aperçu des totaux sur le tableau de bord des ventes dans votre modèle de feuille de calcul CRM, il n’y a aucun moyen de comparer les données de différentes plages de dates.
Au moins une fois, vous ou un membre de votre équipe avez perdu un document important avant une réunion ou un rendez-vous ?
Et je n’ai pas besoin de vous le dire, c’est le pire sentiment au monde.
Soit vous deviez refaire le document de zéro à la hâte, soit vous deviez vous rendre à la réunion sans ce document. Qu’il s’agisse d’une présentation, d’un contrat ou de tout autre document important, il ne peut pas être stocké dans votre feuille de calcul avec les coordonnées du contact.
Avec un CRM, cependant, vous pouvez stocker vos documents directement avec les détails de votre contact, éliminant ainsi le besoin de recréer précipitamment un document à la dernière minute.
Avec la fonctionnalité Calendrier d’un CRM, vous recevez des alertes lorsque les réunions sont sur le point de commencer et, aurez toutes les informations sur un contact ou un point de vente à portée de main avant de commencer.
Votre feuille de calcul n’est pas sécurisée et peut facilement être copiée et partagée ?
Bien qu’il existe certains paramètres de sécurité dans Google Sheets, tout ce qui est stocké dans le cloud peut être facilement envoyé et consulté par d’autres. Et même si vous n’enregistrez pas votre feuille de calcul dans le cloud, il est toujours facile de copier et de partager la feuille de calcul.
Pire encore, si votre feuille de calcul est enregistrée hors ligne sur un ordinateur, elle peut facilement se perdre si cet ordinateur tombe en panne.
Si la sécurité vous inquiète, il est probablement temps de passer à un CRM.
Nous venons de citer 11 raisons pour lesquelles vous devriez vous passer d’Excel, mais nous pourrions en citer tout autant sur pourquoi vous devriez adopter une solution CRM. Alors, n’attendez plus, passez le cap.
Excel peut rendre des services, mais il n’a pas été conçu pour structurer des processus commerciaux. À mesure que votre activité se développe, que vos points de vente se multiplient ou que vos équipes grandissent, ses limites deviennent visibles : gestion manuelle, erreurs fréquentes, collaboration difficile, absence de vision consolidée…
Un CRM (couplé à un logiciel SFA), lui, a été pensé pour ça. C’est un véritable outil métier, conçu pour accompagner les commerciaux dans leurs tâches quotidiennes. Il centralise les données clients, automatise les tâches répétitives, facilite le travail des commerciaux sur le terrain et vous offre une vision d’ensemble de la performance commerciale.
Au-delà de la gestion des données, un CRM moderne embarque aussi des fonctionnalités concrètes pour accompagner les commerciaux sur le terrain.
Là où Excel s’arrête à l’enregistrement d’informations, un CRM permet de prendre des commandes, joindre des documents, prendre des photos en point de vente, organiser ses tournées géographiquement, et même automatiser les relances ou rappels. Ces fonctions sont essentielles - et à prendre en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges - dans un environnement de vente mobile, où chaque interaction compte et où les outils doivent être simples, rapides, et opérationnels.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre ces deux approches :
Excel a longtemps été un allié pratique pour gérer ses contacts, organiser des tournées ou faire le suivi des ventes. Mais dès que l’activité prend de l’ampleur, ses limites deviennent des freins : erreurs de saisie, collaboration difficile, manque de visibilité, données éparpillées…
Un CRM adapté aux commerciaux terrain vous permet de structurer votre activité, de fiabiliser vos données et d’améliorer la performance de votre équipe. Il centralise les informations, facilite les échanges entre le siège et le terrain, et vous offre des tableaux de bord précis pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Si vous utilisez encore Excel pour gérer vos ventes, il est probablement temps de passer à une solution conçue pour vos enjeux quotidiens.
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