Lorsque l’on est commercial, Excel nous colle à la peau. Et pour cause, tout le monde sait utiliser Excel. Et tous ceux qui l’utilisent, l’apprécient. Il leur permet d’exécuter leurs tâches rapidement. De plus, en cas de partage, leur fichier sera aisément compris et pris en main.
Pourtant, ce n’est pas un ami qui ne vous veut que du bien ! Car, c’est facile à utiliser et à configurer, jusqu’au point de rupture.
Bref, vous sentez que ça ne fonctionne plus vraiment. Et vous n’êtes pas seul. 88% des feuilles de calculs en entreprise, contiennent au moins une erreur. Il est donc temps d’arrêter, et de choisir une solution CRM qui vous permettra de centraliser vos données et l’information, sans aucune erreur (car excel n’est pas un CRM). Voici 11 raisons de changer.
Excel ou Google Sheet sont des outils parfaitement utilisables lorsque vous n’avez pas plus de quelques personnes qui travaillent sur un fichier commun et moins de 100 points de vente ou contacts à suivre. Après cette limite, cela devient plus complexe.
Avec le développement de votre entreprise il sera impossible de conserver toutes vos données dans une feuille de calcul de par leur diversité, leur quantité et la source d’entrée. De facto, vous oublierez, ou pire, omettrez constamment des détails importants sur un prospect ou un client qui pourrait ralentir voire freiner votre distribution.
Cela vous semble familier ?
Quelles sont les actions qui permettent d’obtenir les meilleurs résultats de vente ? Comment les suivis sont-ils faits ? A quelle fréquence un magasin est-il visité ? Combien de prospects ont accepté l’innovation que vous poussez pour l’été ? Combien de fois le commercial a-t-il appelé après sa première visite ? Avec quelle célérité a-t-il poussé son offre ? etc...
En résumé, quelles sont les actions les plus génératrices de résultats ?
Malheureusement, avec une feuille de calcul, vous ne pouvez pas suivre et comparer de multiples points de données, et donc n’êtes pas en capacité de créer un modèle de vente qui performe.
Sans moyen pour sauvegarder ces événements, chaque commercial vendra de la manière qui selon lui fonctionne le mieux. Cela peut se révéler bénéfique ou catastrophique en fonction des profils.
Une bonne méthodologie et un bon suivi des actions menées permettront à vos commerciaux d’avoir une performance beaucoup plus sûre dans le temps, et vous permettra de mieux gérer vos objectifs de distribution et de croissance.
Avez-vous déjà mesuré le temps que vous ou vos commerciaux consacrent réellement à la saisie de données plutôt qu’à la vente ? Pour le savoir, prenez un outil qui va mesurer le temps passé sur chaque application, ou bien votre téléphone pour chronométrer. Faites-le pendant une semaine, et demandez à vos équipes de faire la même chose avec sincérité.
Combien d’heures chaque membre de votre équipe a-t-il passé sur Excel ? Cinq heures ? Dix heures ? Oups, plus d’une journée...
En France, c’est 67 % du temps des commerciaux qui est dédié à des actions non commerciales. En d’autres termes, vos commerciaux commencent à vendre à partir du jeudi midi...
Si le temps consacré à la création, à la maintenance et à la mise à jour de votre feuille de calcul commerciale est théoriquement du temps consacré à la vente, il ne vous fera en revanche pas vendre plus.
Il y a peu de choses plus frustrantes que de devoir rechercher à travers tous les fichiers de son ordinateur, les dossiers partagés et les emails envoyés afin de remettre la main sur un fichier ou la dernière version d’un tableur.
Si vous entendez cela plusieurs fois par semaine, c’est un signe certain qu’il est temps de changer.
Vous n’avez pas à votre disposition un moyen ou solution pour attribuer des tâches et des actions à mener par compte, ou cela est trop chronophage à faire.
On en revient à un point vu précédemment : pour connaître l’action à mener, il faut pouvoir analyser les informations précédentes. Vous n’avez pas un Excel reprenant toutes les tâches et échanges faits avec votre prospect/client ? Casse tête en vu...
De plus, l’attribution se fait en général en réunion le lundi matin avec un rappel par mail au mieux, ou à l’oral le plus souvent. Il y a beaucoup plus de chances qu’une partie des tâches soient oubliées, et c’est comme cela qu’on perd un magasin ou restaurant important.
Dans une feuille de calcul, vous n’avez pas accès à ce type de données. Cela signifie que vous ne pouvez pas coacher efficacement votre équipe de vente.
Lorsque les commerciaux travaillent avec un prospect et les aident à avancer, les affaires peuvent se dérouler plus facilement. Cependant, votre feuille de calcul ne leur donne pas suffisamment d’informations pour le faire efficacement.
Au lieu de cela, les commerciaux se marcheront sur les pieds, demanderont les mêmes informations plusieurs fois, enverront les mauvais documents et dérangeront généralement vos prospects. Cela rend votre entreprise désorganisée et déconnectée de son public, ce qui est rarement l’image de marque que l’on souhaite donner.
Au lieu d’optimiser vos activités de vente pour raccourcir le cycle, il semble que vous et votre équipe soyez de plus en plus désorientés.
À mesure que vous ajoutez de nouveaux prospects et clients, vous pouvez avoir l'impression de vous noyer dans un océan d'informations et de tâches, et votre mémoire vous fait défaut lorsque vous devez vous rappeler des informations importantes, des tâches à effectuer, des appels, etc.
Si vous souhaitez comparer des données d’une année sur l’autre (ou même simplement comparer des trimestres de la même année), cela peut être très difficile à faire avec une feuille de calcul. Bien que vous puissiez avoir un bon aperçu des totaux sur le tableau de bord des ventes dans votre modèle de feuille de calcul CRM, il n’y a aucun moyen de comparer les données de différentes plages de dates.
Et je n’ai pas besoin de vous le dire, c’est le pire sentiment au monde.
Soit vous deviez refaire le document de zéro à la hâte, soit vous deviez vous rendre à la réunion sans ce document. Qu’il s’agisse d’une présentation, d’un contrat ou de tout autre document important, il ne peut pas être stocké dans votre feuille de calcul avec les coordonnées du contact.
Avec un CRM, cependant, vous pouvez stocker vos documents directement avec les détails de votre contact, éliminant ainsi le besoin de recréer précipitamment un document à la dernière minute.
Avec la fonctionnalité Calendrier d’un CRM, vous recevez des alertes lorsque les réunions sont sur le point de commencer et, aurez toutes les informations sur un contact ou un point de vente à portée de main avant de commencer.
Bien qu’il existe certains paramètres de sécurité dans Google Sheets, tout ce qui est stocké dans le cloud peut être facilement envoyé et consulté par d’autres. Et même si vous n’enregistrez pas votre feuille de calcul dans le cloud, il est toujours facile de copier et de partager la feuille de calcul.
Pire encore, si votre feuille de calcul est enregistrée hors ligne sur un ordinateur, elle peut facilement se perdre si cet ordinateur tombe en panne.
Si la sécurité vous inquiète, il est probablement temps de passer à un CRM.
Nous venons de citer 11 raisons pour lesquelles vous devriez vous passer d’Excel, mais nous pourrions en citer tout autant sur pourquoi vous devriez adopter une solution CRM. Alors, n’attendez plus, passez le cap.
