Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes commerciales utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs prospects, suivre les visites et organiser leur activité. Cet usage, bien qu’accessible et répandu, montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite structurer son développement commercial, analyser la performance ou collaborer efficacement.
Excel n’est pas un CRM. Il ne permet ni un suivi fiable, ni une vision globale de l’activité, ni une automatisation des tâches répétitives.
Dans cet article, nous explorons 11 raisons concrètes pour lesquelles Excel ne suffit plus pour piloter une équipe de vente, et pourquoi il est temps de passer à un CRM adapté aux commerciaux terrain.
Excel fait partie des outils les plus utilisés par les commerciaux. Il est simple, accessible, connu de tous. Il permet d’exécuter des tâches rapidement, de créer ses propres modèles, et de partager facilement des fichiers avec ses collègues ou son manager.
Dans un environnement où l’on manque souvent de temps, où les outils maison sont parfois mal pris en main, Excel a l’avantage d’être intuitif et flexible. En apparence, il coche toutes les cases pour suivre son activité commerciale.
Mais cette efficacité apparente atteint vite ses limites :
Et le constat est massif : 88 % des fichiers Excel contiennent au moins une erreur. À mesure que l’activité se structure, que les équipes se développent, qu’il faut analyser et non plus seulement enregistrer, Excel devient un frein plus qu’un atout.
Excel a longtemps été l’outil par défaut pour suivre des prospects, noter des chiffres clés ou créer des tableaux de suivi. Comme nous venons de le voir, il est flexible, accessible, et permet de faire beaucoup de choses… à condition de ne pas dépasser un certain niveau de complexité.
Mais dès que l’activité commerciale s’intensifie, que plusieurs commerciaux collaborent, ou que vous cherchez à structurer un véritable suivi client, Excel atteint très vite ses limites.
Un CRM (Customer Relationship Management) n’est pas seulement un tableur amélioré. C’est une solution pensée pour gérer des relations commerciales dans leur ensemble, de façon structurée, collaborative et évolutive. Là où Excel fonctionne en silos, un CRM centralise toutes les données clients, historise les échanges, automatise certaines tâches, et permet un pilotage plus précis de l’activité.
En continuant à utiliser Excel pour gérer vos ventes, vous vous privez de fonctionnalités essentielles : suivi en temps réel, rappels automatiques, reporting dynamique, coordination fluide entre les équipes, sécurité des données, vision 360° du client, etc. Le risque est double : perte d’efficacité sur le terrain, et perte d’information stratégique pour le pilotage.
Excel est un outil de calcul. Un CRM est un outil de gestion commerciale. Les confondre, c’est exposer votre force de vente à de nombreux blocages opérationnels — souvent invisibles, jusqu’à ce qu’ils vous coûtent une opportunité ou un client.
Vous perdez constamment des données clients importantes dans votre feuille de calcul ?
Excel or Google Sheet are perfectly usable tools when you don't have more than a few people working on a common file, and fewer than 100 points of sale or contacts to keep track of. After this limit, things become more complex.
As your business grows, it will be impossible to keep all your data in one spreadsheet, due to its diversity, quantity and source of input. De facto, you'll forget, or worse, constantly omit important details about a prospect or customer that could slow down or even hinder your distribution.
Sound familiar?
Vous ne savez pas qui transforme les prospects en clients ?
What are the actions that produce the best sales results? How is follow-up carried out? How often is a store visited? How many prospects have accepted the innovation you're pushing for the summer? How many times did the sales rep call after his first visit? How quickly did he push his offer? etc...
In short, which actions generate the most results?
Unfortunately, with a spreadsheet, you can't track and compare multiple data points, and therefore aren't able to create a sales model that performs.
With no way of safeguarding these events, each salesperson will sell in the way he or she thinks works best. This can be beneficial or disastrous, depending on the profile.
A good methodology and follow-up of actions taken will enable your sales force to perform much more reliably over time, and enable you to better manage your distribution and growth objectives.
La saisie de données dans votre feuille de calcul prend beaucoup trop de temps pour vos commerciaux ?
Have you ever measured how much time you or your sales reps actually spend on data entry rather than sales? To find out, take a tool that measures the time spent on each application, or use your phone to time it. Do it for a week, and ask your teams to do the same, with sincerity.
How many hours did each member of your team spend on Excel? Five hours? Ten hours? Oops, more than a day...
In France, 67% of a salesperson's time is spent on dedicated to non-sales activities. In other words, your sales force starts selling at noon on Thursday...
While the time spent creating, maintaining and updating your sales spreadsheet is theoretically sales time, it won't make you sell more.
Vous devez partager manuellement des documents avec votre équipe commerciale ?
There are few things more frustrating than having to search through all your computer's files, shared folders and sent emails in order to get your hands on a file or the latest version of a spreadsheet.
If you hear this several times a week, it's a sure sign that it's time for a change.
Vous n’avez aucun moyen efficace d’attribuer des tâches à vos commerciaux ?
You don't have a way to assign tasks and actions to each account, or it's too time-consuming to do so.
This brings us back to a point made earlier: to know what action to take, you need to be able to analyze previous information. Don't you have an Excel spreadsheet listing all the tasks and exchanges with your prospect/customer? Headache ahead...
What's more, the assignment is usually made at a Monday morning meeting, with a reminder by e-mail at best, or orally more often than not. It's much more likely that some of the tasks will be forgotten, and that's how you lose an important store or restaurant.
Vous n’avez pas une vision claire de ce que vos commerciaux accomplissent individuellement ?
In a spreadsheet, you don't have access to this kind of data. This means you can't effectively coach your sales team.
Vos commerciaux n’arrivent pas à collaborer efficacement pour conclure une vente ?
When sales people work with a prospect and help them move forward, business can flow more smoothly. However, your spreadsheet doesn't give them enough information to do this effectively.
Instead, sales people will step on each other's toes, ask for the same information over and over again, send the wrong documents and generally annoy your prospects. This leaves your company disorganized and disconnected from its audience, which is rarely the brand image you want to project.
Votre cycle de vente semble de plus en plus long ?
Instead of optimizing your sales activities to shorten the cycle, it seems that you and your team are increasingly confused.
As you add new prospects and customers, it can feel like you're drowning in a sea of information and tasks, and your memory fails you when you need to remember important information, tasks, calls and so on.
Vous souhaitez comparer les données et les indicateurs clés de performance d’une année à l’autre, mais vous n’y arrivez pas ?
If you want to compare data from one year to the next (or even just compare quarters within the same year), this can be very difficult to do with a spreadsheet. While you can get a good overview of totals on the sales dashboard in your CRM spreadsheet template, there's no way to compare data from different date ranges.
Au moins une fois, vous ou un membre de votre équipe avez perdu un document important avant une réunion ou un rendez-vous ?
And I don't need to tell you, it's the worst feeling in the world.
Either you had to redo the document from scratch in a hurry, or you had to go to the meeting without it. Whether it's a presentation, a contract or any other important document, it can't be stored in your spreadsheet along with the contact details.
With a CRM, however, you can store your documents directly with your contact details, eliminating the need to hastily recreate a document at the last minute.
With CRM's Calendar feature, you'll receive alerts when meetings are about to start, and will have all contact or point-of-sale information to hand before they begin.
Votre feuille de calcul n’est pas sécurisée et peut facilement être copiée et partagée ?
Although there are some security settings in Google Sheets, anything stored in the cloud can easily be sent and accessed by others. And even if you don't save your spreadsheet in the cloud, it's still easy to copy and share.
Worse still, if your spreadsheet is saved offline on a computer, it can easily be lost if that computer crashes.
If you're worried about security, it's probably time to switch to a CRM.
We've just listed 11 reasons why you should do without Excel, but we could list just as many on why you should adopt a CRM solution. So don't wait any longer, go for it.
Excel peut rendre des services, mais il n’a pas été conçu pour structurer des processus commerciaux. À mesure que votre activité se développe, que vos points de vente se multiplient ou que vos équipes grandissent, ses limites deviennent visibles : gestion manuelle, erreurs fréquentes, collaboration difficile, absence de vision consolidée…
Un CRM (couplé à un logiciel SFA), lui, a été pensé pour ça. C’est un véritable outil métier, conçu pour accompagner les commerciaux dans leurs tâches quotidiennes. Il centralise les données clients, automatise les tâches répétitives, facilite le travail des commerciaux sur le terrain et vous offre une vision d’ensemble de la performance commerciale.
Au-delà de la gestion des données, un CRM moderne embarque aussi des fonctionnalités concrètes pour accompagner les commerciaux sur le terrain.
Là où Excel s’arrête à l’enregistrement d’informations, un CRM permet de prendre des commandes, joindre des documents, prendre des photos en point de vente, organiser ses tournées géographiquement, et même automatiser les relances ou rappels. Ces fonctions sont essentielles - et à prendre en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges - dans un environnement de vente mobile, où chaque interaction compte et où les outils doivent être simples, rapides, et opérationnels.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre ces deux approches :
Excel a longtemps été un allié pratique pour gérer ses contacts, organiser des tournées ou faire le suivi des ventes. Mais dès que l’activité prend de l’ampleur, ses limites deviennent des freins : erreurs de saisie, collaboration difficile, manque de visibilité, données éparpillées…
Un CRM adapté aux commerciaux terrain vous permet de structurer votre activité, de fiabiliser vos données et d’améliorer la performance de votre équipe. Il centralise les informations, facilite les échanges entre le siège et le terrain, et vous offre des tableaux de bord précis pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Si vous utilisez encore Excel pour gérer vos ventes, il est probablement temps de passer à une solution conçue pour vos enjeux quotidiens.
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